Records Management

Records

Records sind geschäfts-, wissens- und/oder historisch relevanten Daten, vorliegend als

  • unstrukturiert Unterlagen wie Briefe und Emails und
  • strukturierte Daten in Fachapplikationen,

auf die gehandelt werden muss (langzeitliche Aufbewahrung, Aussonderung).

Records Management

Records Management ist die systematische Verwaltung und Bewirtschaftung von geschäfts-, wissen- und historisch relevanter Daten

Records Management (dt. Aktenführung) stützt sich auf vier Bausteine: RM Bausteine

Prozessorientiertes Ordnungssystem + Bewertungsschema:

  • macht den Entstehungskontext sichtbar
  • ermöglicht einfache Zuordnung und Vererbung von Metadaten für die Beschreibung, Benutzung und Aufbewahrung.
Information Lifecycle

Organisationsvorschriften

  • halten die Verantwortlichkeiten und Abläufe fest

Technik

  • unterstützt die Abläufe des Records Management

Organisationsprojekt

Records Management ist vor allem ein organisatorisches Projekt (Change Management). Die Umsetzung erfordert das Einbeziehen aller aktenproduzierenden MitarbeiterInnen.
Records Management Implementation

Mit der Einführung von Records Management muss sichergestellt werden, dass das Projekt in ein Programm überführt wird. Die Massnahmen müssen periodisch überprüft und evtl. angepasst und (neue) MitarbeiterInnen müssen geschult werden.

GEVER

Die Aktenführung (RM) ist zentraler Bestandteil von GEVER, der vorgangsgesteuerten, elektronischen GEschäftsVERwaltung.
Gever Funktionsbereiche

Weiterführende Informationen zu GEVER unter ISB GEVER

eGovernment

eGovernment = Vereinfachung der Abläufe innerhalb der Verwaltung und zwischen Verwaltung und Firmen/Einwohner.

Herausforderung sind unterschiedliche Sichtweisen

  • Verwaltung: Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Ablagestruktur, ..
  • Kunde, z.B. Bürger hat verschiedene Lebenslagen (Anmelden, Heiraten

Lösungsansätze haben organisatorische und technische Komponenten

  • Technisch: Schnittstellen bauen (Registerharmonisierung / eCH0039 Dossieraustausch)
  • Organisatorisch: Prozesse standardisieren (Inventar der Leistungen eCH0070) > Organisation anpassen (Vertriebsprinzip zu Kundenprinzip)

Records Management ist Voraussetzung für GEVER

GEVER ermöglicht Dokumenten- und Prozessintegration.

GEVER macht Verwaltung eGov-ready!

eGov = Online Dienstleistungen und vereinfachte Zusammenarbeit. Fähig sein, verschiedene Anforderungen (Views, Input, Output) zu unterstützen.

  • Sichten sind: Vertrieb (Kundensicht, Leistungsnehmer), Produktion (Prozess, Leistungserbringer)
  • I/O: Cross Media Publishing, Schnittstellen

 

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